Quasi nessuno, in azienda, sa dire quanto costa davvero stampare. Il prezzo della stampante è solo la punta dell’iceberg: sotto ci sono i toner che finiscono sempre nel momento sbagliato, le chiamate all’assistenza, i tamburi da sostituire, e quei giorni in cui la multifunzione si blocca e l’ufficio si ferma. È un costo che esiste, ma resta invisibile finché non si prova a metterlo nero su bianco.
Il noleggio operativo applicato alle stampanti nasce proprio per rendere quel costo visibile, prevedibile e — quasi sempre — più basso. In questo articolo vediamo come funziona, cosa comprende, come scegliere la macchina giusta e per quali realtà ha più senso.
Quanto costa davvero una stampante in azienda
Quando si acquista una multifunzione, il prezzo di listino è solo una delle voci. Il costo totale di possesso comprende anche:
- consumabili: toner o cartucce, tamburi, kit di manutenzione — spesso più cari del dispositivo stesso nell’arco della sua vita;
- assistenza tecnica: interventi su guasti e malfunzionamenti, a chiamata e a tariffa;
- fermi macchina: il tempo perso quando la stampante non funziona e il lavoro si interrompe;
- obsolescenza: dopo qualche anno la macchina è lenta, non più supportata e da sostituire;
- smaltimento: la gestione del dispositivo a fine vita.
Sommando queste voci, una stampante “comprata a poco” può rivelarsi molto più cara del previsto. E soprattutto, è un costo irregolare: arriva a sorpresa, proprio quando non serve.
Come funziona il noleggio di una stampante multifunzione
Con il noleggio, l’azienda non compra la stampante: paga un canone mensile per usarla, con tutto il servizio incluso. Esistono due logiche, spesso combinate.
Il canone fisso
Un importo mensile costante che copre il dispositivo, la garanzia estesa per tutta la durata del contratto, l’assistenza e la copertura ALL RISK. È semplice e perfettamente programmabile a bilancio.
Il modello “costo copia”
La logica più diffusa per le stampanti: oltre al canone, si definisce un numero di copie mensili incluse e, in molti pack, i toner sono compresi. In pratica paghi per ciò che stampi, con i consumabili già dentro il contratto. Non devi più ordinare toner all’ultimo momento né tenere scorte: quando servono, arrivano. È il modo più efficace per trasformare un costo imprevedibile in una voce fissa e sotto controllo.
Cosa è incluso
Nei pacchetti di noleggio Tuttonoleggio, oltre al dispositivo, trovi sempre:
- la copertura ALL RISK su guasti e danni, senza franchigia;
- l’assistenza e la sostituzione in caso di problemi;
- nei pack a costo copia, il volume di copie mensili concordato e i consumabili;
- la possibilità di rinnovare a fine contratto con un modello aggiornato.
I vantaggi concreti per l’azienda
- Economici: nessun investimento iniziale, costi di stampa fissi e prevedibili, liquidità preservata.
- Fiscali: il canone è deducibile con detrazione IVA, senza ammortamenti né cespiti a bilancio.
- Operativi: assistenza inclusa, niente più ricerca di toner, sostituzione garantita, rinnovo programmato.
- Organizzativi: un’unica voce di costo invece di tante spese sparse e impreviste durante l’anno.
In altre parole, la stampa smette di essere un problema da gestire e diventa un servizio che funziona e basta.
Un esempio: l’ufficio che stampa 1.500 pagine al mese
Prendiamo un ufficio che produce circa 1.500 pagine al mese tra documenti, contratti e comunicazioni. Con l’acquisto, oltre alla macchina, dovrebbe gestire l’approvvigionamento dei toner, le scorte, le chiamate all’assistenza quando qualcosa si inceppa e, ogni tot anni, la sostituzione del dispositivo ormai datato. Ogni voce arriva in un momento diverso e difficile da pianificare.
Con un pack a costo copia da 1.500 pagine, lo stesso ufficio ha un’unica voce mensile che comprende la stampante, le copie, i consumabili, l’assistenza e la copertura ALL RISK. Se la macchina si guasta, viene riparata o sostituita senza costi a sorpresa. Il responsabile amministrativo sa esattamente quanto spenderà ogni mese — e, soprattutto, smette di pensare alla stampante.
Quale stampante multifunzione noleggiare
Non tutte le aziende hanno le stesse esigenze di stampa. Per scegliere bene, conviene partire da tre domande.
1. Qual è il tuo volume di stampa?
È il primo dato da definire: poche centinaia di pagine al mese o diverse migliaia? Il volume determina sia il modello adatto sia il pack a costo copia più conveniente. Sovrastimare porta a pagare per copie che non si usano; sottostimare porta a costi extra.
2. A4 o A3, colore o bianco e nero, laser o inkjet?
Uno studio di architettura o un ufficio tecnico avrà bisogno dell’A3 a colori; un ufficio amministrativo può lavorare benissimo con una A4 in bianco e nero. Le multifunzione laser sono ideali per volumi elevati di documenti; le inkjet professionali Brother offrono ottime rese a colori con costi per pagina contenuti.
3. Quali funzioni ti servono davvero?
Una multifunzione moderna non solo stampa: scansiona, copia, invia in digitale, gestisce il fronte-retro automatico e si integra con i flussi documentali dell’ufficio. Vale la pena scegliere le funzioni utili al lavoro reale, senza pagare per quelle che non userai.
Gli errori da evitare
- Scegliere la macchina prima del volume. Si parte sempre da quante pagine stampi davvero, non dal modello che colpisce di più.
- Sottostimare le copie incluse. Stare troppo stretti sul piano copie porta a costi extra: meglio dimensionare bene il pack fin dall’inizio.
- Ignorare le funzioni multifunzione. Scansione, fronte-retro automatico e invio digitale fanno risparmiare tempo ogni giorno: vale la pena considerarle.
- Pensare solo al prezzo del dispositivo. Nel noleggio conta il servizio incluso — assistenza, consumabili, copertura — non solo il numero sul canone.
I pack stampanti Brother pronti
Per semplificare la scelta, Tuttonoleggio propone pack già configurati sulla multifunzione Brother, con copie incluse, copertura ALL RISK e assistenza. Tutti i pack sono personalizzabili in base al volume di stampa effettivo:
| Pack | Copie/mese | Durata | Canone |
|---|---|---|---|
| Brother 6955 — 1000 copie | 1.000 | 60 mesi | 59 € / mese |
| Brother 6955 — 1500 copie | 1.500 | 60 mesi | 79 € / mese |
| Brother 6955 — 2000 copie | 2.000 | 60 mesi | 99 € / mese |
Ogni pack include la stampante Brother, il volume di copie mensili, la copertura ALL RISK e l’assistenza. Puoi vedere l’intera gamma nella categoria stampanti multifunzione a noleggio o esplorare tutto il catalogo prodotti.
| Nota fiscale. La deducibilità del canone e la detrazione IVA dipendono dal regime fiscale della tua attività e dalla normativa vigente: le indicazioni qui riportate sono di carattere generale e ti consigliamo di verificare con il tuo commercialista il trattamento applicabile. I canoni dei pack sono indicativi e possono variare in base alla personalizzazione; l’erogazione del servizio è subordinata alla valutazione del partner finanziario Grenke, con un valore minimo finanziabile di € 500 + IVA. |
Anche un occhio alla sostenibilità
Il modello a noleggio aiuta anche sul fronte ambientale: i consumabili vengono gestiti in modo ordinato, si evitano scorte e sprechi e, a fine contratto, il dispositivo viene ritirato e gestito dal fornitore, senza che l’azienda debba occuparsi dello smaltimento. Rinnovare periodicamente significa inoltre disporre di macchine mediamente più recenti ed efficienti dal punto di vista dei consumi — un vantaggio che si somma a quello economico.
Cosa succede a fine contratto
È una delle domande più frequenti, e la risposta è semplice: alla scadenza non resti con una macchina vecchia tra le mani. Hai sostanzialmente tre strade. Puoi rinnovare il contratto con un dispositivo aggiornato, mantenendo lo stesso canone prevedibile e ripartendo con tecnologia più recente; puoi chiudere il contratto e restituire la stampante, senza preoccuparti dello smaltimento; oppure, in alcuni casi, valutare il riscatto del dispositivo. In ogni scenario non hai sorprese: sai dall’inizio cosa accadrà alla fine, e questo ti permette di pianificare il parco macchine dell’ufficio con anni di anticipo, esattamente come fai con gli altri strumenti di lavoro a noleggio.
Per quali realtà ha più senso
Il noleggio di stampanti multifunzione è particolarmente adatto a:
- studi professionali (commercialisti, avvocati, architetti) che stampano molto e non possono permettersi fermi macchina;
- uffici amministrativi con volumi costanti, che cercano una spesa prevedibile;
- attività retail e punti vendita che producono documenti, ricevute ed etichette ogni giorno;
- PMI in crescita che vogliono dotarsi di una multifunzione professionale senza immobilizzare capitale.
In tutti questi casi vale la stessa logica del noleggio operativo: non è un costo, è un servizio che libera risorse — tempo, liquidità e attenzione da dedicare al lavoro vero.
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Domande frequenti
Cosa significa “costo copia”?
È la formula in cui, oltre al canone, si definisce un numero di copie mensili incluse e — in molti pack — i toner sono compresi. In pratica paghi per ciò che stampi, con i consumabili già nel contratto, trasformando una spesa imprevedibile in un costo fisso.
I toner sono inclusi nel noleggio?
Nei pack a costo copia i consumabili sono in genere compresi nel canone, insieme al volume di copie concordato. Così non devi più ordinare toner all’ultimo momento né tenere scorte: arrivano quando servono.
Cosa succede se la stampante si guasta?
L’assistenza è inclusa e la copertura ALL RISK interviene su guasti e danni senza franchigia. In caso di problemi è prevista la riparazione o la sostituzione, così l’ufficio non resta fermo.
Posso scegliere il modello in base al mio volume di stampa?
Sì. I pack sono personalizzabili: si parte dal volume di stampa reale per individuare la macchina e il piano copie più adatti, evitando di pagare per pagine che non si usano.
Il canone della stampante è deducibile?
In linea generale il canone di noleggio operativo è deducibile e consente la detrazione IVA, senza la gestione di ammortamenti. Il trattamento esatto dipende dal tuo regime fiscale: confrontati con il commercialista per il tuo caso.
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